Rychleji a bezchybně jedině s čárovými kódy
Firma Emas elektromateriál a.s. je jedním z největších tuzemských velkoobchodních dodavatelů elektromateriálu. Charakter prodeje odpovídá "obchodu ve velkém", než ryzímu velkoobchodu. Předností je skladování komplexního sortimentu elektroinstalačního zboží v poměrně masivním objemu (na skladu je trvale více jak 10 000 položek). Nejvhodnějším řešením skladovacího sytému byla vybrána koncepce společnosti GABEN.
Výchozí stav před zavedením systému
Vlastní prodejní sklad je fyzicky i účetně rozdělen podle sortimentu na dvě části. Prodej materiálu probíhá v naprosté většině případů formou „Cash and carry“, kdy se zákazníka při výběru zboží doprovází skladník, který na dodací list zapisuje jednotlivé položky. Zboží je většinou přímo nakládáno na nákupní vozík. Celkový nákup většinou zahrnuje zboží z obou skladů. Po ukončení fyzického nákupu odchází zákazník s kopií dodacích listů k fakturačnímu místu, kde dochází fakturantkami k ručnímu přepisu údajů do IS na základě zapsaných kódů nebo názvů a upřesnění platebních podmínek. Zboží je mezitím uloženo na místě výstupní kontroly, kde je při výdeji provedena kontrola na skutečně vystavený dodací list / fakturu. Obdobným způsobem je řešen „vychystávání“ objednávek zákazníků zaslaných předem s určeným termínem expedice. Informační systémem je tuzemský CEZAR společnosti MP SOFT.
Důvody hledání změny
- Chybovost a pomalost při zadávání a přepisování údajů na dodací listy a do IS
- Malá flexibilita při dotazech na cenu konkrétní položky nebo cenu již nakoupeného zboží (cena je k dispozici jen na PC s klientem IS)
- Dlouhá doba „zaučování“ skladníků
- Vysoká časová náročnost inventur
Koncepce řešení a výběr dodavatele
Nosnou ideou celého řešení bylo „Veškerá data zapisovat jen jednou a to na místě jejich vzniku“. Proto se rozhodlo nasazení přenosných terminálů, které umožňují prvotní zápis dat v elektronické podobě. Protože cca 4/5 sortimentu již je označeno čárovým kódem přímo od výrobce a tento podíl stále stoupá, bylo rozhodnutí o 100% identifikaci čárovým kódem samozřejmostí. Hlavním požadavkem bylo vyloučení chyb lidského faktoru při přenosu dat jejich importu do IS. Porovnáním cenových hladin, technické náročnosti a množství nutných úprav stávajícího IS bylo rozhodnuto o použití OFF-LINE varianty s dávkovým přenosem dat.
(Hlavní výhoda ON-LINE řešení – okamžitá změna skladové zásoby a zamezení vícenásobné rezervace zboží v jednom okamžiku – nebyla shledána vzhledem ke stávajícímu způsobu prodeje jako opodstatněná.)
Po představení různých řešení s přenosnými terminály byla jako nejvhodnější vybrána koncepce firmy GABEN s terminály Toyota Denso a skladovou aplikací GBC STORE ©. Rozhodly zejména technické parametry terminálů (odolnost, jednoduchost, nízká hmotnost, možnosti dálkové správy a automatického přenosy dat po vložení do komunikační základny) a idea softwarového řešení aplikačního software a komunikace s IS.
Software
Aplikace pro terminály GBC STORE © je vytvořena v prostředí BHT Basic a je postavena na různých úrovních položek MENU. Aplikace je vedena snahou předvídat nejčastěji možné následné činnosti, aby docházelo k minimálním časovým ztrátám při používání. Do aplikace je implementována řada kontrolních algoritmů, ať již pevných nebo s vazbou na předem zasílané číselníky (skladové karty, obsluhy, měřidla, zákaznické karty a další). Součástí jsou komunikační moduly na straně terminálu i PC, které umožňují zaslání a uložení dat na sdíleném PC bez nutnosti spouštění dalších procedur, pouze po vložení do komunikační základny. Export číselníků z IS do terminálů je realizováno dávkovým způsobem, kdy je najednou nahráváno 9 resp. 5 terminálů souběžně. Aplikace obsahuje tiskový modul pro tisk dokladů přímo z terminálu na běžné tiskárně A4 pro případ práce při výpadku IS.
Hardware
Terminály Toyota Denso BHT 7000/8000 tvořily v tehdejší době špičku mezi obdobnými zařízeními.
Stručný popis činností
- Výdej zboží (Cash and Carry) - před počátkem pracovní doby, případně i v jejím průběhu, jsou do všech terminálů (na centrálním skladu je používáno 10ks snímačů, na pobočkách potom od 1 do 4ks) naimportovány aktuální číselníky a ceník. Na počátku každého výdeje je zákazníkovi sejmuta identifikační karta, která je vydávána při podpisu smlouvy o obchodní spolupráci. Každá karta je jednoznačná, i v případě, pokud jich má zákazník více. Pořízení dokladu předchází kontrola této karty na číselník blokovaných karet (neplatiči, odcizené karty….). Teprve poté je založen v terminálu doklad, který ve svém jménu nese údaj o čísle karty a vydávajícím skladníkovi. Na tento doklad jsou postupně přidávány jednotlivé nakupované položky. V průběhu práce je možno zobrazovat různé statistiky nákupu ( součet cen bez/s DPH, počet kusů….). Pokud z jakéhokoliv důvodu nelze sejmout čárový kód, je možno dohledat podle interního kódu. Nelze zadat položku, která neexistuje v číselníku skladových karet. Z důvodu zavedených norem ISO je jednoznačně řešen i výdej kabelů s archivací čísla použitého měřidla. Po ukončení nákupu je vložením terminálu do komunikační základny přenesen doklad do importního adresáře IS. Pro každý z obou skladů je vytvořen samostatný doklad. Po příchodu k fakturačnímu místu je zákazníkovi sejmuta jeho identifikační karta stacionárním snímačem čárového kódu, na základě které proběhne import konkrétních dokladů do IS a vytvoření faktur a dodacích listů. Na obdobném principu je založeno fungování i dalších modulů.>
- Příjemka – kdy je načítán seznam zboží, které je po importu a odsouhlasení „účetně“ naskladněno.
- Rezervace/expedice – po ručním zápisu předem zaslané objednávky je tato vyexportována do terminálu a na jejím základě je prováděno „vychystávání zboží“.
- Tvorba nákupní objednávky – na terminálu je postupným snímáním kódů zboží a zadáváním počtu kusů vytvářen doklad, který po importu do IS vygeneruje nákupní objednávku.
- Plánovaná inventura – do terminálu je vyexportován aktuální stav skladu, se kterým je snímáním kódů a zadáváním počtu kusů konfrontován skutečný stav, součástí je operativní tisk inventurních seznamů přímo z terminálu bez použití PC.
- Neplánovaná inventura – na terminálu je snímáním kódů a zadáváním počtu kusů vytvořen inventurní soupis, který je po importu do IS konfrontován s „účetním“ stavem.
Implementace projektu
Zavádění systému mělo několik fází, samotnému zahájení zkušebního provozu předcházela instalace tiskárny etiket a postupné dooznačování zboží, které nebylo značeno dodavatelem. Po konkretizaci zadání byly prováděny softwarové činnosti na úpravách systému GBC STORE © (aplikace pro EMAS a.s. je ve značné míře individuální, i když s využitím standardních programovacích knihoven), které vyvrcholily uvedením několika terminálů do zkušebního provozu. Souběžně probíhala i úprava některých modulů IS CEZAR. Po odladění aplikace a standardizaci všech exportních a importních struktur byly uvedeny do zkušebního provozu všechny terminály v centrále firmy a vybrané pobočce. Masivní nasazení terminálů přineslo nové poznatky zejména organizačního charakteru, úpravu některých funkcí, přizpůsobení komunikačních parametrů skutečným možnostem výpočetní techniky. Poté následoval ostrý provoz ve všech skladech, s paralelní prací na optimalizaci přenosů dat.
Projekt v kostce
- Konotace: Systém prodeje Cash and carry pomocí mobilních terminálů
- Zákazník: EMAS a.s.
- Hardware: mobilní terminály BHT 7000/8000, tiskárna DATAMAX I-4206
- Informační systém: Informační systém
- Doba realizace: 3 měsíce, upgrade průběžně
- Objem dodávky: cca 1 mil. Kč
- Servis zařízení: na vyžádání, garantovaná doba 24 hodin
- Vzorová kalkulace
